Jeśli organizujesz wydarzenie i zastanawiasz się, jak przygotować zaproszenie dla swoich odbiorców, to dobrze trafiłeś. W tym artykule dowiesz się, jak spersonalizować e-mail, podkreślić lokalizację i upominki oraz zamieścić wezwanie do działania. Znajdziesz tu również wskazówki, które sprawią, że Twój email będzie wyglądał bardziej profesjonalnie. Skorzystaj z tych wskazówek, aby stworzyć wiadomość, która na pewno spotka się z pozytywnym odbiorem. Oto kilka rzeczy, o których warto pamiętać:
Spersonalizuj swój email
Zapraszanie gości na wydarzenie to świetny sposób na budowanie rozpoznawalności marki i zwiększenie frekwencji. Ale jak spersonalizować zaproszenie? Oto kilka wskazówek. Personalizacja pomaga ocieplić bezosobowy przekaz, dlatego pamiętaj, aby dodać do zaproszenia kilka szczegółów. Personalizację można zauważyć w całym marketingu, od odręcznie pisanych listów bezpośrednich po e-maile i biuletyny. Firma Experian Marketing Services przyjrzała się dziesięciu różnym rodzajom zaproszeń na wydarzenia o dużej konkurencji i odkryła, że personalizacja znacznie zwiększyła liczbę odpowiedzi.
Zamieść osobiste informacje o sobie lub o wydarzeniu. Jeśli to możliwe, spraw, aby zaproszenie miało charakter sugestywny, a nawet zawierało Twoją własną historię. W razie potrzeby w temacie wiadomości używaj emojis i zaimków. Spersonalizowanie zaproszenia sprawi, że będzie się ono wyróżniać z tłumu, dzięki czemu odbiorcy z większym prawdopodobieństwem je otworzą i przeczytają. Nawet jeśli nie jesteś osobiście zaangażowany w wydarzenie, rozważ stworzenie zaproszenia zawierającego wiadomości z przypomnieniami. W ten sposób goście będą pamiętać o swoim zaangażowaniu i wezmą udział w wydarzeniu.
Nie korzystaj z opcji masowej wysyłki emaili. Oprócz tego, że nie personalizuje ona zaproszenia, jest również bezosobowa. Wysłanie osobistego zaproszenia do małej grupy osób z Twojej listy mailowej zwiększa frekwencję nawet o 200%! Dołącz zdjęcie, zrzut ekranu z wydarzenia w trakcie sesji lub profesjonalnie zaprojektowany nagłówek. Jedna z firm, która wykorzystuje metodę INBOUND do personalizacji swoich zaproszeń e-mailowych, dołączyła filmik, który ma pokazać uczestnikom, jak wciągające może być to wydarzenie.
Podkreśl lokalizację
Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, jak podkreślić lokalizację w zaproszeniu na wydarzenie. Zaproszenie jest równie ważne jak samo wydarzenie, dlatego ważne jest, aby jasno i skutecznie przedstawić lokalizację. Jeśli wydarzenie odbywa się w obcym miejscu, pamiętaj, aby dokładnie opisać stan i kod pocztowy. Jeśli miejsce imprezy nie jest znane gościom, podaj wskazówki lub mapę, aby mogli się tam dostać.
Podkreślenie upominków
Przygotowując zaproszenie na imprezę, zastanów się, co będziesz rozdawać. Niezależnie od tego, czy będziesz rozdawać upominki, czy materiały promocyjne, warto podkreślić korzyści płynące z udziału w wydarzeniu. Podkreślenie tych korzyści może zbudować oczekiwanie i stworzyć atmosferę, w której uczestnicy będą chcieli wziąć udział w wydarzeniu. Podkreśl wygląd upominków i wykorzystaj bogate media, aby zmotywować uczestników do wysłania zaproszenia.
Jeśli organizujesz imprezę, rozważ możliwość zaoferowania prezentów w postaci upominków. Prezentem może być wszystko – od spersonalizowanych upominków po torby z upominkami. Ostatnie badania przeprowadzone przez Inkwell wykazały, że sześć na dziesięć osób zachowuje przedmioty promocyjne nawet przez dwa lata. Połączenie zabawnych i przydatnych upominków stworzy trwałe wrażenie. Jest to również świetny sposób na zaangażowanie uczestników i zwiększenie świadomości marki.
Wezwanie do działania
Prawie każde zaproszenie na imprezę będzie zawierało wezwanie do działania. Celem wezwania do działania jest zmotywowanie subskrybentów do podjęcia działania i odpowiedzi na zaproszenie. Umieszczenie w zaproszeniu przycisku wzywającego do działania zwiększy prawdopodobieństwo, że Twój email zostanie otwarty i kliknięty. Możesz również umieścić ikony mediów społecznościowych w nagłówkach i stopkach, jeśli planujesz konkurs na wydarzenie wieloplatformowe.
Przygotowując zaproszenie na wydarzenie, staraj się, by było ono jak najkrótsze. Używaj wysokiej jakości zdjęć, aby przyciągnąć uwagę, i nie ukrywaj CTA. Dodaj baner, który odsyła do strony docelowej oferującej więcej informacji o wydarzeniu. Baner to świetny sposób na dodanie wartości dodanej bez nadawania emailowi nudnego wyglądu. Pamiętaj o umieszczeniu wezwania do działania, jeśli używasz CTA.
Przycisk wezwania do działania powinien znajdować się powyżej zagięcia. Oznacza to, że czytelnicy będą mogli zobaczyć wszystko bez konieczności przewijania w dół. Należy pamiętać o dopasowaniu przycisku wezwania do działania do reszty projektu. Jeśli przycisk CTA znajduje się zbyt blisko innych elementów, może nie być widoczny dla czytelników. Przygotowując zaproszenie na wydarzenie, pamiętaj o umieszczeniu w mailu przycisku wzywającego do działania.
Podkreśl motyw przewodni
Jeśli planujesz warsztaty lub zajęcia edukacyjne, podkreśl w zaproszeniu możliwość nauki. Dzięki temu odbiorcy będą mieli zachętę do zapisania się na wydarzenie. Nie należy jednak skupiać się na samym programie. Zamiast tego podkreśl prelegentów i tematy, z którymi zapoznają się uczestnicy. Zamieść biogram prelegenta, listę uczestników oraz inne bogate materiały multimedialne, takie jak zdjęcia. Wyróżnij prelegenta, który będzie miał szansę wygłosić przemówienie podczas wydarzenia.
Stwórz papier firmowy
Najpierw należy zdecydować, jak ma wyglądać papier firmowy. Można znaleźć wiele darmowych szablonów papieru firmowego do pobrania, dlatego warto poeksperymentować ze stylem i formatem, aby wybrać ten, który najbardziej Ci odpowiada. Upewnij się, że projekt zmieści się na papierze o wymiarach 8,5 x 11 cali, będzie czytelny i nie będzie odwracał uwagi od reszty strony. Możesz również zapisać go jako wysokiej jakości plik PDF do wydrukowania i wysłania.
Następnie należy zdecydować, jaki rodzaj papieru będzie pasował do zaproszenia. Biały i jasnoszary to na ogół dobre połączenie kolorów, ale jeśli wydarzenie wymaga złotego brandingu, ciemnoszare tło może nie być dobrym wyborem. Zamiast tego wybierz białe tło, które pomoże wyróżnić Twoje logo. Możesz również wybrać obramowanie o niestandardowym kształcie, które doda Twojemu projektowi papieru firmowego ciekawego charakteru.
Na koniec możesz zamieścić dodatkowe informacje o wydarzeniu. Należy wspomnieć o tym, kto jest gospodarzem imprezy, o ewentualnych gościach specjalnych oraz o terminie, w jakim należy zgłaszać się po odbiór zaproszeń. Jeśli zaproszenie jest przeznaczone na uroczystą imprezę, pamiętaj, aby podać adres nadawcy, ponieważ to właśnie na niego goście będą wysyłać swoje zaproszenia. Należy również podać datę, kiedy planowane jest wysłanie zaproszeń. Jeśli wysyłasz zaproszenia pocztą elektroniczną, możesz skorzystać z serwisu z zaproszeniami online, takiego jak Bit, który umożliwia zapisanie listów i dostęp do nich w dowolnym momencie.
Zautomatyzuj swoją pocztę
Jeśli Twoje zaproszenie na wydarzenie uzyskało wysoki wskaźnik otwarć, następnym krokiem jest dodanie do wiadomości terminu. Na przykład, jeśli zbliża się termin rejestracji, wyślij wiadomość z jednodniowym wyprzedzeniem, aby powiadomić subskrybentów, że zbliża się ostatni dzień na rejestrację. Analogicznie, jeśli termin rejestracji upływa za tydzień, wyślij wiadomość dzień przed terminem przypominającą o wydarzeniu.
Jeśli chcesz zautomatyzować wysyłanie zaproszeń na wydarzenie, potrzebujesz platformy do automatyzacji marketingu, takiej jak Marketo. Program ten pozwala na budowanie zautomatyzowanych podróży, tworzenie zasobów marketingowych i przeprowadzanie potencjalnych klientów przez lejek sprzedażowy. Platformy automatyzacji marketingu, takie jak Act-On, eliminują ręczną pracę i pomagają wykorzystać możliwości automatyzacji marketingu. Umożliwiają one również ustawienie i zapomnienie, pozwalając automatyzacji wykonywać pracę za Ciebie.
Automatyzacja marketingu e-mailowego jest kluczowym narzędziem marketingowym w przypadku wydarzeń. Dzięki automatyzacji e-maili z zaproszeniem na wydarzenie możesz wysłać je do tysięcy potencjalnych uczestników, nie poświęcając na to wielu godzin swojego czasu. Email marketing automation pozwala zaplanować wysyłkę e-maili z wyprzedzeniem i zmaksymalizować frekwencję na wydarzeniu. Zautomatyzowane zaproszenia e-mail pozwalają wyróżnić prelegentów, sesje przerywane i główne wydarzenia. Rezultaty? Wyższy wskaźnik rejestracji na wydarzenie i wyższa sprzedaż biletów!
